Die Telefonkonferenz – praktisch aber auch effizient?

07.07.2016 | verfasst von Kiala Makumbundu | Consultant | ANXO MANAGEMENT CONSULTING GmbH

Egal ob im Großkonzern oder in mittelständischen Unternehmen, die Telefonkonferenz ist eine beliebte Meeting-Variante. So gut die Idee der Telefonkonferenz auch ist, so optimierungsbedürftig ist teilweise deren Nutzung.


  • Folgende Situationen kommen Ihnen vielleicht bekannt vor:
  • Das Gespräch hat bereits begonnen, wird aber durch ständiges Aufpoppen neuer Teilnehmer wieder unterbrochen
  • Technische Probleme oder störende Nebengeräusche aus dem Umfeld der Teilnehmer, bspw. Autobahn, Flughafen oder Café sind eher die Regel als die Ausnahme
  • Einige Teilnehmer zeigen ihr Desinteresse aktiv durch Parallelaktivitäten, wie dem Schreiben von E-Mails, essen o.Ä.
  • Weitere typische Gegebenheiten finden Sie in diesem Video

 

All diese Situationen führen zu Frustration und letztendlich zur Ineffizienz der Telefonkonferenz. Bevor wir aber über Effizienzsteigerung von Telefonkonferenzen sprechen können, sollte klar sein, wann die Durchführung einer Telefonkonferenz sinnvoll ist und wann nicht:

 

Durchführung einer Telefonkonferenz

Vermeidung einer Telefonkonferenz

Bei bis zu sechs Teilnehmern

Bei mehr als sechs Teilnehmern

Bei unkritischen Themen, wie ersten Abstimmungen, Statusberichten, Informations-runden etc.

Bei Besprechung komplexer oder kritischer Themen, wie Teamkonflikten, richtungs-weisenden Projektentscheidungen etc.

Alle Teilnehmer haben sehr selten die Möglichkeit sich persönlich zu treffen, da sie bspw. an verschiedenen Orten tätig sind

Alle Teilnehmer haben die Gelegenheit sich oft und problemlos zu treffen, bspw. arbeiten sie im selben Gebäudekomplex o. Ä.

 

Zur Steigerung der Effizienz einer Telefonkonferenz sollten folgende Regeln eingehalten werden:

 

  1. Grundverständnis: Eine Telefonkonferenz ist ein ernstzunehmendes Meeting
  2. Ein Verantwortlicher für Organisation und Moderation der Telefonkonferenz muss definiert sein
  3. Die Teilnehmeranzahl sollte drei bis sechs Personen betragen
  4. Konkrete und kommunizierte Agenda / Zielsetzung der Telefonkonferenz
  5. Sicherstellung einer funktionierenden Technik, insbesondere bei Bildschirmübertragungen
  6. Eine ruhige Umgebung der Teilnehmer während der Telefonkonferenz
  7. Nennung des Namens bei Eintritt in den Konferenzraum
  8. Striktes Unterlassen von Nebenaktivitäten wie dem Schreiben von E-Mails, essen, trinken o.Ä.
  9. Kurze, klare und zielführende Statements
  10. Ergebnisprotokoll nach der Telefonkonferenz


Die Effizienz einer Telefonkonferenz können sowohl Moderator als auch Teilnehmer beeinflussen.
 

Als Moderator:

 

  1. Bin ich verantwortlich für die Organisation und Durchführung der Telefonkonferenz
  2. Lade ich alle Teilnehmer zur Telefonkonferenz ein und sende neben den Einwahldaten eine kurze Agenda / Zielsetzung mit, damit sich die Teilnehmer entsprechend vorbereiten können
  3. Teste ich (bei Videokonferenzen oder Telefonkonferenzen mit Bildschirmübertragung) vorab die technische Durchführbarkeit
  4. Sende ich zur Sicherheit Unterlagen, sofern ich welche zeigen möchte, vorab an die Teilnehmer
  5. Wähle ich mich kurz vor Beginn der Telefonkonferenz in den Konferenzraum ein
  6. Überprüfe ich durch aktives Zuhören oder Nachfragen, ob alle Teilnehmer anwesend sind
  7. Sorge ich bei Unruhe, technischen Problemen o. Ä. für rasche Beseitigung der Störfaktoren, bspw. mit Hinweisen sich erneut einzuwählen oder ggf. nicht via Freisprechanlage zu telefonieren
  8. Ziehe ich den Sprechpart von Teilnehmern vor, die die Telefonkonferenz früher verlassen müssen
  9. Fasse ich am Ende der Telefonkonferenz die Ergebnisse mündlich zusammen und beende die Telefonkonferenz
  10. Sende ich nach der Telefonkonferenz ein Ergebnisprotokoll an alle Teilnehmer 


Als Teilnehmer:

 

  1. Gebe ich vorab, spätestens zu Beginn der Telefonkonferenz dem Moderator Bescheid, falls ich diese früher verlassen muss
  2. Bereite ich mich inhaltlich auf die Telefonkonferenz vor und habe zu Punkten, die einen Beitrag meinerseits erfordern Aussagen oder Informationen parat
  3. Stelle ich vor der Telefonkonferenz sicher, dass ich an einem ruhigen ungestörten Ort bin. Selbst wenn ich am Flughafen o. Ä. aufhalte, organisiere ich mir einen ruhigen Ort
  4. Bin ich dafür verantwortlich, dass meine Technik funktioniert. Ich achte darauf, dass ich Handyempfang habe und ordentlich in das Telefonmikrofon sprechen kann
  5. Wähle ich mich pünktlich in die Telefonkonferenz ein und melde mich mit meinem Namen als anwesend, sollte ich mich verspäten, gebe ich dem Moderator vorher Bescheid
  6. Fokussiere ich mich ausschließlich auf die Telefonkonferenz und gehe keinen Parallelaktivitäten wie E-Mails-Schreiben, essen, trinken etc. nach
  7. Halte ich mich an die üblichen Gesprächsregeln: höre zu, rufe nicht dazwischen und formuliere kurze, klare und themenfokussierte Statements
  8. Versuche ich mich direkt wieder einzuwählen, wenn ich aus einer Telefonkonferenz gefallen bin. Sollte dies wiederholt nicht funktionieren, wende ich mich unverzüglich per E-Mail, Handy o.Ä. an den Moderator
  9. Gebe ich Bescheid, wenn ich einen Teilnehmer nicht verstehe oder bspw. Dokumente via Bildschirmübertragung bei mir nicht sichtbar sind, damit ich der Telefonkonferenz ständig folgen kann
  10. Gebe ich dem Moderator im Anschluss Feedback, falls mich Punkte wie Durchführung, Planung etc. der Telefonkonferenz stören, und ich der Meinung bin, dass eine Verbesserung dieser Punkte zu einer effizienteren Durchführung führen wird



Mit der Einhaltung einiger Regeln lassen sich Telefonkonferenzen erfolgreich durchführen. Vergegenwärtigen Sie sich diese immer wieder, dann steht einer effizienten Telefonkonferenz nichts mehr im Wege.

 

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