Aufgaben delegieren, aber richtig!

verfasst von Lutz Braun BF Scale Consulting GmbH

Delegation bedeutet, dass Geschäftsführer Aufgaben an MitarbeiterInnen übertragen, die diese selbständig bearbeiten sollen. Das hört sich zunächst recht einfach an, doch tun sich viele Geschäftsführer schwer. Aber warum? Haben sie Angst nicht mehr gebraucht zu werden oder dass sie Fehler beim Delegieren machen? Denken sie, dass sie die Aufgaben selbst schneller und besser erledigt bekommen? Sie fragen sich womöglich auch, ob ihre MitarbeiterInnen überhaupt geeignet sind, gewisse Aufgaben zu übernehmen. Welchen MitarbeiterInnen kann man überhaupt Aufgaben übertragen?


Unbestritten ist, dass Sie durch Delegation Zeit für andere wichtige Aufgaben gewinnen. Denn oftmals befindet man sich im sogenannten „Hamsterrad“ und kümmert sich um zu viele operative Tätigkeiten, die von anderen erledigt werden können.

 

Delegieren Sie einfach

 

Delegieren bedeutet nicht nur, dass Sie Aufgaben an Ihre Mitarbeiter verteilen, sondern auch, dass Sie ihnen Vertrauen schenken. Um optimal vorzugehen, sollten Sie sich im Vorfeld folgende Fragen stellen:

 

  • Sind die Aufgaben überhaupt delegierbar? 
  • Welche Aufgaben können an MitarbeiterInnen delegiert werden? 
  • Wie ist die Qualifikation der MitarbeiterInnen? 
  • An welche MitarbeiterInnen kann delegiert werden? 
  • Nehmen die ausgewählten MitarbeiterInnen die Aufgaben an?

 

Delegieren ist im Grunde genommen sehr einfach: Analysieren Sie zunächst einmal Ihre Aufgaben in der Führung und entscheiden Sie, welche sich zum Delegieren eignen. Dabei handelt es sich meist um immer wiederkehrende Routineaufgaben. Aber natürlich gibt es auch mal kurzfristige Einmal- oder komplexere Aufgaben. Darauf aufbauend müssen die Ziele formuliert werden, und zwar SMART (spezifisch – messbar – aktionsorientiert – realistisch – terminiert). Für unterschiedliche Aufgaben sollten jeweils die passenden MitarbeiterInnen ausgewählt werden. Delegation soll eine selbständige Arbeitsweise fördern, wobei jedoch regelmäßig Zwischenstände oder -ergebnisse kommuniziert werden. Als Geschäftsführer sollten Sie wissen, dass die neue Aufgabenverteilung auf gegenseitiger Abhängigkeit beruht. Deshalb sollte auch der Umgang miteinander respektvoll sein.

 

Mehr Zeit haben

 

Der Sinn von Delegation ist nicht nur, Aufgaben abzugeben, sondern mehr Zeit für andere wichtige Aufgaben zu haben.  Es ist wichtig, sich Zeiten für Dinge wie die Erarbeitung von Strategien, für Personalentwicklung und -führung sowie Personalgespräche  freizuhalten. Dank Delegation kann es auch eine verbesserte Balance zwischen Arbeit und Freizeit geben. Denn es ergeben sich möglicherweise Freiräume, um sich Auszeiten zu gönnen, bewusst abzuschalten und sich um die Familie kümmern zu können.


Auch nach der Delegation von Aufgaben kann es sein, dass die Aufgaben nicht so erledigt werden, wie von Ihnen gewünscht. Sie sollten die Aufgaben dann nicht direkt wieder zu sich zurückholen, sondern sich besser bereits im Vorfeld Gedanken machen, wie und an wen Sie welche Dinge delegieren. Denn Zurückdelegieren ist nicht nur demotivierend für die betroffenen MitarbeiterInnen, sondern zeigt Fehler der Führung auf. Vielleicht wurden die Aufgaben der „falschen“ Person übertragen, oder es waren womöglich die falschen Aufgaben, die delegiert wurden.

 

Ein weiterer Grund für Delegation ist die Wissensweitergabe, denn sie schafft Lernanreize für die Mitarbeiter. Das trägt dazu bei, dass der Fortbestand und die Leistungsfähigkeit Ihrer Firma gesichert ist – auch wenn Sie selbst nicht verfügbar sind.

 

Motivieren Sie Ihre Mitarbeiter mit dem AKV-Prinzip

 

Eine positive Folge von Delegation ist, dass sich Ihre MitarbeiterInnen wertgeschätzt fühlen, motivierter, leistungsfähiger und produktiver sind. Fehler lassen sich vermeiden, wenn Sie Folgendes beachten:

 

  • Klare Führungsaufgaben sollten nicht delegiert werden
  • Vermeiden Sie eine Rückdelegation von Aufgaben
  • Nicht alle delegierbaren Aufgaben können auch an jeden Mitarbeiter delegiert werden

 

 Richtiges Delegieren verfährt nach dem „AKV-Prinzip“: Aufgabe, Kompetenz und Verantwortung. Das bedeutet nichts anderes, als dass diese drei Aspekte bei der Delegation im Gleichgewicht sein müssen. Welche Kompetenzen hat der/die MitarbeiterIn (Fähigkeiten, Qualifikationen)? Verfügt er/sie über die notwendige Verantwortung die Aufgabe betreffend?

 

MitarbeiterInnen mit einer besseren Qualifikation als andere erwarten, dass sie auch andere Aufgaben erhalten. Es wirkt also demotivierend, wenn die übertragenen Aufgaben den jeweiligen MitarbeiterIn unterfordern. Überforderung und Demotivation sind das Ergebnis, wenn zu komplexe Aufgaben und Sachverhalte an MitarbeiterInnen delegiert werden, die dafür nicht geeignet sind. Auch die Verantwortung sollte im Gleichgewicht mit der Aufgabe sein. Denn es ist sehr frustrierend für Ihre MitarbeiterInnen, wenn sie z.B. „Personalverantwortung“ als Aufgabe delegiert bekommen, aber nicht weisungsbefugt sind.

 

Um mit dem AKV-Prinzip optimal zu delegieren, sollte man AKVs für jeden Bereich erstellen und die Voraussetzungen der MitarbeiterInnen analysieren, um Qualifikation feststellen und Verantwortungen klären zu können. Es kann sein, dass Kompetenzen, aber auch Verantwortungen angepasst werden müssen, damit Ihre MitarbeiterInnen bestimmte Aufgaben übernehmen können. So erreicht man die gewünschte Motivation und Produktivität eines Mitarbeiters.

 

Auch bei der Suche nach neuen MitarbeiterInnen kann das AKV Prinzip ins Anforderungsprofil einfließen. Bedenken Sie: Delegation ist ein kleiner aber sehr wichtiger Part beim Thema „Führung“, mit dem man viel Positives erreichen, aber auch Fehler machen kann, die nicht sein müssen.

 

Copyright © 2019 Lutz Braun. Alle Rechte vorbehalten

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