Betriebliche Notfallplanung: Wenn der Chef ausfällt


 

Was passiert eigentlich, wenn der Chef eines Beratungsunternehmens von heute auf morgen ausfällt? Auch wenn die Notfallplanung kein angenehmes Thema ist: Auf den plötzlichen Ausfall seiner Führungskraft durch schwere Krankheit oder gar Tod sollte jedes Unternehmen vorbereitet sein. Ist keine ausreichende Vorsorge getroffen worden, kann dem Beratungsunternehmen selbst bei kurzen Ausfallzeiten das Ende drohen.

Wenn Entscheidungsträger ausfallen, lasten auf unvorbereiteten Mitarbeitern oft mehr Verantwortung und Aufgaben als sie tragen können. Eine zweite, in die Betriebsführung eingeweihte Führungsebene, ist daher die erste konkrete Maßnahme, um eine betriebliche Organisation im Notfall nicht ins Straucheln geraten zu lassen. Sonst kann es passieren, dass die Familie des Chefs vor einem unüberwindbaren Berg von Arbeit steht oder ein nicht vorhandenes Testament, fehlende Vollmachten oder Kontozugänge jede Entscheidung blockieren. Und selbst, wenn diese Dinge geregelt sind, gibt es weitere Fallstricke.

 

Ein Beispiel: Vater und Sohn sind Gesellschafter eines Beratungsunternehmens und haben vor vielen Jahren im Gesellschaftsvertrag geregelt, dass beim Tod des Vaters alle restlichen Anteile auf den Sohn übertragen werden. Der Vater glaubt sein Erbe gut geregelt zu haben und möchte seine Ehefrau (in zweiter Ehe verheiratet), die kein so gutes Beziehungsverhältnis zum Sohn hat, versorgt wissen, wenn er mal nicht mehr an ihrer Seite ist. Also überträgt er im Testament die Firma an seine Frau. Jahre später, als der Senior verstirbt, ist das Chaos perfekt. Sohn und Stiefmutter stehen vor einer juristischen Auseinandersetzung um das Firmenerbe. Hintergrund: In Deutschland steht das Gesellschaftsrecht vor dem Erbrecht und in diesem Fall wurde schlichtweg vergessen, das Testament und den Gesellschaftsvertrag zu synchronisieren. 

 

Den Notfallkoffer richtig bestücken

 

Wer in die Bresche springen muss, braucht alle nötigen Informationen. Experten raten daher, alle wichtigen Dokumente und Informationen in einer Mappe oder auf einer CD zu bündeln. Ein professionell aufbereiteter Notfallkoffer ist nicht nur ein wichtiges Instrument für ältere Unternehmer sondern sollte von allen Selbständigen als strategische Pflichtaufgabe verstanden werden.


Drei wesentliche Sparten gilt es in einem betrieblichen Notfallkoffer zu unterscheiden:

Rechtliche, finanzielle und unternehmerische Grundlagen, mit genauen Anweisungen, Vollmachten oder vertraulichen Informationen. Erstellen Sie einen Übersichtsplan über die wichtigsten Arbeitsabläufe im Betrieb. Wer ist für was zuständig? Wer könnte im Notfall für wen einspringen? Eine weitere Leitfrage könnte lauten: Was passiert oder passiert nicht in meinem Betrieb, wenn ich für eine Woche, einen Monat, ein ganzes Jahr ausfalle oder sterbe?



Folgende Inhalte sollte jeder Notfallkoffer beinhalten:

 

  • Die Notfallplanung. Sie gilt als Übersicht für den Ersteller selbst. Es ist die umfangreiche Analyse der IST-Situation und die Basis, um mit Fachanwälten und dem Steuerberater die Details betrieblicher und privater Regelungen zu diskutieren.

  • Die Privatbilanz. Sie dient als Übersicht aller Vermögenswerte in saldierter Form. Zugleich ist sie auch eine gute Struktur für die Aufteilung von erblich angedachten Zuteilungen. Diese Bilanz sollte alle zwei Jahre aktualisiert werden. Schließlich verändern sich Immobilienwert, Firmenbewertungen oder andere Anlagen.

  • Ein Vermögensplan. Er dient der eigenen Transparenz. Nur so weiß der Unternehmer, was wirklich für die Zeit als Privatier zur Verfügung steht oder welche Ausgaben über viele Jahre hinweg berücksichtigt werden müssen. Manchmal kann das auch schmerzhafte Einschnitte bedeuten, weil damit klar wird, dass die bisher bewohnte große Immobilie für die Zukunft wirtschaftlich nicht mehr zu halten ist.

  • Die Steuerplanung. Privat und geschäftlich. Dafür ist Zeit ein wichtiger Faktor. Je früher darüber Klarheit besteht, kann analog zu gesetzlichen Fristen in der Vorsorge gehandelt werden.

  • Der Notfallplan. Ein strukturierter Plan mit allen Daten und Fakten für die Organisation der ersten Tagen und Wochen in einem Notfall.

  • Geschäftsvollmachten. Sprechen Sie mit allen Betroffenen frühzeitig über den Gedanken, eine Vollmacht zu übertragen. Nichts ist schlimmer, als dass gut gedachte Stellvertreterregelungen im Notfall abgelehnt werden.

  • Bankvollmachten. Da ist zu beachten, dass immer die Original-Unterlagen der jeweiligen Bank genutzt werden und keine pauschalierten Formulierungen. Das könnte für eine Bank zur Rechtsunsicherheit führen.

  • Passwörter und/oder ein Schlüsselverzeichnis.

  • Übersicht aller privaten und geschäftlichen Versicherungen.

  • Der Gesellschaftsvertrag.

  • Möglicherweise ein Beirat, der schon weit vor dem Tag X die Arbeit aufgenommen hat und mit Vollmachten individuell ausgestattet werden kann.

  • Das Testament. Im Idealfall unter Einbeziehung aller Betroffenen zu Lebzeiten.

  • Eine Patientenverfügung für die medizinische Notfallvorsorge.

  • Eine Betreuungs- und /oder Vorsorgevollmacht für die privaten Umstände.

  • Eine Sorgerechtserklärung bei minderjährigen Kindern.

  • Eine detaillierte Bestattungsverfügung. 

  • Und als Option: Persönliche Botschaften oder Briefe an die Angehörigen.

 

Sammeln Sie in einem Ordner alles, was für den Betrieb und auch für die Familie wichtig ist. Spielen Sie den Tag X am besten einmal im Unternehmen als Notfallübung durch. Das schafft bei allen Betroffenen Sicherheit und zeigt die Lücken auf, die noch geschlossen werden müssen.


Der Blick durch Dritte, von außen auf das Unternehmen und die Familiensituation - losgelöst von Verwicklungen und Emotionen - hilft klare Planungen zu entwickeln und eine Notfallplanung vorzubereiten, die im Fall der Fälle auch Bestand hat.

 

Angenehmer Nebeneffekt eines professionellen Notfallkoffers: Im Ratinggespräch mit der Hausbank bewirkt die Präsentation eines Notfallkoffers eine bessere Bewertung und damit auch attraktivere Zinsen.

 

Nils Koerber ist Mitglied im BDU-Fachverband Gründung, Entwicklung, Nachfolge und Mitbegründer und Inhaber von K.E.R.N - die Nachfolgespezialisten. Als langjährig erfahrener Praktiker berät er Familienunternehmen in allen Fragen der Unternehmensnachfolge.

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