Was Arbeitgeber im Consulting bei Dienstreisen ihrer Mitarbeiter beachten müssen


Dienstreisen der Mitarbeiter im In- und Ausland sind in Consultingunternehmen Teil des Berufsalltags. Bei der Vorbereitung einer Dienstreise sind folgende aktuelle Entwicklungen zu beachten.

Arbeitnehmerentsenderegelungen


Der Arbeitgeber muss insbesondere die Vorgaben der europäischen Entsenderichtlinie (96/71/EG) und der Richtlinie 2014/67/EU zur Durchsetzung der Entsenderichtlinie beachten, wenn er Arbeitnehmer zur Erbringung von Werk- und Dienstleistungen im Ausland einsetzt. Ein solcher Einsatz kann auch im Rahmen einer Dienstreise erfolgen. Die Richtlinien regeln, welche Mindestarbeits- und Beschäftigungsbedingungen bei der Entsendung von Arbeitnehmern in einen anderen EU Mitgliedsstaat eingehalten werden müssen und welche Melde- und Dokumentationspflichten vom Arbeitgeber zu berücksichtigen sind.


In Deutschland wurde die Entsenderichtlinie durch das Arbeitnehmerentsendegesetz (AEntG) in nationales Recht umgesetzt und ist entsprechend zu beachten, wenn Arbeitnehmer aus dem Ausland nach Deutschland entsandt werden. Entsendet der Arbeitgeber hingegen Arbeitnehmer aus Deutschland ins Ausland, muss er jedoch die jeweilige nationale Umsetzung der Entsenderichtlinie im Gastland beachten und sich mit den dort geltenden Mindeststandards wie dem Mindestlohn, Höchstarbeitszeiten und Mindestruhezeiten sowie dem Mindestjahresurlaubsanspruch auseinandersetzen.

 

Zum 30. Juli 2018 ist zudem die überarbeitete Fassung der Entsenderichtlinie (RL 2018/957/EU) in Kraft getreten, die bis zum 30. Juli 2020 von den Mitgliedsstaaten in nationales Recht umgesetzt werden muss. Mit der neu gefassten Entsenderichtlinie soll der Grundsatz „Gleicher Lohn für gleiche Arbeit am gleichen Ort“ effektiv durchgesetzt werden. Zukünftig gelten für entsandte Arbeitnehmer vom ersten Tag der Entsendung an die gleichen allgemein verbindlichen tariflichen Mindestarbeitsbedingungen wie für die im Gastland heimischen Arbeitnehmer. Dies gilt insbesondere auch für grenzüberschreitend eingesetzte Leiharbeitnehmer. Faktisch wird sich dies als Marktzutrittsbarriere für die Entsendung von Arbeitnehmern aus den europäischen Niedriglohnländern erweisen. Bezüglich dieser ist eine Weiterbeschäftigung nicht mehr lohnenswert.


Elektronische Beantragung der A1-Entsendebescheinigungen


Grundsätzlich unterliegt jede Tätigkeit im Ausland – unabhängig von ihrer Dauer – zunächst nicht mehr dem Sozialversicherungsrecht des Herkunftslandes, sondern dem Recht des aktuellen Beschäftigungsortes. Dies gilt selbst dann, wenn die Tätigkeit im Ausland nur stundenweise erfolgt. Die Ausnahme von diesem Grundsatz ist die Entsendung. Sind die Voraussetzungen einer Entsendung nach Art. 12 Abs. 1 europäischen Verordnung (883/2004/EG) erfüllt, unterliegt der entsandte Arbeitnehmer weiterhin den sozialversicherungsrechtlichen Vorschriften seines Heimatlandes. Durch eine A1-Entsendebescheinigung kann der Arbeitnehmer dies entsprechend nachweisen.


Seit dem 1. Januar 2018 ist die elektronische Beantragung der A1-Bescheinigung möglich und ab dem 1. Januar 2019 wird die digitale Beantragung der A1-Bescheinigung sogar Pflicht. Für Arbeitgeber, die bis zum 1. Januar 2019 noch nicht in der Lage sind, elektronisch Anträge zu stellen, haben die Spitzenorganisationen der Sozialversicherung in den „Gemeinsamen Grundsätzen zur A1-Bescheinigung“ eine Ausnahmeregel geschaffen. In begründeten Einzelfällen dürfen Arbeitgeber bis zum 30. Juni 2019 weiterhin A1-Bescheinigungen mit dem Papiervordruck beantragen. Dennoch sollten Arbeitgeber sich frühzeitig auf das neue Verfahren einstellen und ihre Mitarbeiter bei Dienstreisen jeweils mit diesen Bescheinigungen ausstatten.


Vergütung von Reisezeiten bei Auslandsentsendung


Aktuell hat das Bundesarbeitsgericht (BAG) entschieden, dass bei vorübergehender Entsendung des Arbeitnehmers ins Ausland die Reisen zur auswärtigen Arbeitsstelle und zurück ausschließlich im Interesse des Arbeitgebers erfolgen und deshalb in der Regel wie Arbeit zu vergüten sind (vgl. BAG Urteil vom 17. Oktober 2018 – 5 AZR 553/17).


Bei der Vergütung der Reisezeit als Arbeitszeit muss die erforderliche Reisezeit zugrunde gelegt werden. Was die erforderliche Reisezeit ist, hängt vom Einzelfall ab. Wird auf Wunsch des Arbeitnehmers ein anderer, ggf. länger dauernder Flug gebucht, muss der Arbeitgeber nur die erforderliche, also ggf. kürzere, Reisezeit als Arbeitszeit vergüten.


Nutzung des privaten PKW für Dienstfahrten


Besondere Vorsicht ist geboten, wenn für die Dienstreise der private PKW des Arbeitnehmers genutzt werden soll. Die Nutzung des privaten PKW kann oft die bequemste Alternative für den Arbeitnehmer darstellen. Nutzt der Arbeitnehmer mit Billigung des Arbeitgebers seinen privaten PKW für Dienstfahrten, so muss der Arbeitgeber im Falle eines Unfalls ggf. die an dem PKW des Arbeitnehmers entstandenen Unfallschäden ersetzen (vgl. BAG Urteil vom 23. November 2006 – 8 AZR 701/05). Ein Anspruch auf Erstattung der Kosten kann nach Rechtsprechung des BAG dann ausgeschlossen sein, wenn dem Arbeitnehmer zur Abdeckung des Unfallrisikos eine besondere, zur Abdeckung des Unfallschadenrisikos bestimmte Vergütung gezahlt wird (vgl. BAG Urteil vom 28. Oktober 2010 – 8 AZR 647/09).


Es empfiehlt sich also, bei arbeitgeberseitig veranlasstem Einsatz des privaten PKWs für Dienstfahrten eine Vereinbarung zu treffen, die das Unfallschadenrisiko mit abdeckt.


Fazit


Wie oben dargelegt, bedürfen Dienstreisen ins Ausland einer sorgfältigen Planung im Voraus, um die damit verbundenen Risiken möglichst gering zu halten. So drohen z. B. bei Verstößen gegen Arbeitnehmerentsenderegelungen Bußgelder von bis zu EUR 500.000,00, sodass eine umfassende Vorbereitung der Dienstreise im eigenen Interesse des Arbeitgebers liegt.

 

Dr. Timo Karsten, Rechtsanwalt/Partner, Fachanwalt für Arbeitsrecht, osborneclarke.com

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